1-О

Эксперты близки Луи Барахас - финансовый эксперт и бизнес-автор журнала « Малый бизнес, большая жизнь и переутомление, перегруженность и недоплата».

Ян Ягер исследует тайм-менеджмент и проводит семинары с 1980-х годов. Она является автором трех книг по управлению временем, последняя из которых « Меньше работать, больше делать: 14-дневная модернизация производительности».

Пегги Дункан - эксперт по личной продуктивности, докладчик, консультант и автор книги The Time Management Jogger и Conquer Overload Email with Better Habits.

В. Я часто работаю одновременно над разными проектами с разными сроками, и у меня есть сотрудники со своими собственными проектами. Моя задача состоит в том, чтобы адекватно сосредоточиться на каждом проекте, не пренебрегая чем-либо, но все же имея возможность переключать передачи и отвечать на вопросы персонала. Вы можете помочь?

Ян Ягер: Я заметил, что успешные люди, будь то в деловом мире или в творческом мире письма или искусства, могут переключаться между проектами. Теперь это отличается от многозадачности, где существует тенденция пытаться выполнять несколько проектов одновременно. Как я отмечаю в своей книге « Меньше работай, делай больше» в главе о многозадачности, то, что ты действительно хочешь сделать, - это то, что называется избирательным вниманием . Большинству из нас приходится совмещать один, два, пять, 10 или даже 20 проектов в течение любого периода времени, необходимого для завершения этих проектов. Но - и это очень важное «но» - часть избирательного внимания заключается в том, что когда вы работаете над конкретным проектом - когда вы перешли от проекта А к проекту Б - вы полностью сосредоточены на одном проекте. Избегайте отвлекающих факторов и не переключайтесь между двумя или более проектами. Сосредоточьтесь и сконцентрируйтесь на том, над чем вы сейчас работаете, до тех пор, пока не закончите или не пора снова переключаться по какой-либо причине (например, новый своевременный запрос или часть информации, которую вы ожидали и т. Д.)

Луи Барражас: Многозадачность достаточно сложна для ваших собственных проектов. Когда вы отвечаете за чужие проекты, это существенно усложняет ситуацию. Важно создать структуру и системы . Как правило, проблема не в количестве проектов, а в перерывах со всеми людьми с их собственными сроками. Вы должны быть осторожны, чтобы создать календарь проекта, в котором вы можете запланировать время для каждого проекта. Я использую Microsoft Outlook, чтобы блокировать время для работы над своими проектами и планирую встречи с моими сотрудниками для проверки своих проектов. Я также использую Задачи Microsoft Outlook, чтобы назначать задачи своим сотрудникам, чтобы они могли держать меня в курсе своих достижений.

Пегги Дункан: Дело не в том, сколько работы вы делаете; это почему и как ты это делаешь. Посмотрите на каждый проект в отдельности и убедитесь, что оно того стоит. Затем выясните, как сделать это с наименьшим количеством времени и усилий. С улучшением процессов будет легче обучать своих сотрудников, и в результате у них будет меньше вопросов.

Вы должны запланировать время для работы над каждым проектом и избегать переходов от одного к другому. Вы сделаете больше, если сосредоточитесь на одной вещи за раз, и либо закончите ее, либо добьетесь логической остановки. Не позволяйте многозадачности лишать вас удовольствия, которое приходит от выполнения чего-либо.

Не осознавая этого, вы, возможно, продолжали работать как обычно, даже не задумываясь о том, что может быть лучший способ. Остановитесь достаточно долго, чтобы подумать об этом, и постарайтесь упорядочить и задокументировать все, шаг за шагом. Если вы и ваши сотрудники начнете работать так, у вас будет достаточно времени, чтобы все сделать.

В. Как я могу сосредоточиться на своем бизнесе, если я веду бизнес вне дома?

Ян Ягер: Если вы не можете сосредоточиться на эффективной работе дома, вы либо потерпите неудачу в своем бизнесе, либо будете вынуждены получить внешний офис, либо ваша семья будет разочарована и смущена. Итак, первый шаг - это запланировать работу, чтобы все знали, будь то с 9 до 5 или с 8 до 4 или даже с 9 до 2. Вы не делаете посуду или не принимаете личные звонки. Это ваши рабочие часы, и все знают, поэтому они будут уважать время, назначенное для работы.

Работа на дому имеет свои преимущества, и одним из них является гибкость. Так что не будьте настолько жесткими в своем графике, чтобы не делать исключений. Например, важно ходить и делать перерывы в работе. Build перерывы в вашем рабочем времени, даже если вы работаете на дому. Выйдите из компьютера и прогуляйтесь или бросьте белье в стиральную машину, если вы хотите сделать это на перерыве.

Имейте в виду, что даже если вы работаете в офисе за пределами офиса, есть отвлекающие факторы и проблемы, с которыми вам приходится сталкиваться. Вместо члена семьи, который, возможно, спрашивает, когда пора обедать, это может быть служащий из зала, который является «посетителем».