Как общаться с персоналом при перемещении офиса

Clerkenwell / Vetta / Getty Images.

В свое время я работаю в сфере связи, в основном для некоммерческих организаций. Часть моей работы связана с обеспечением того, чтобы у нас была стратегия для внутренних и внешних коммуникаций. Это также включает в себя разработку плана перемещения офиса, который моя нынешняя организация планирует сделать в следующие шесть месяцев.

Хотя вы можете подумать, что есть так много шагов к планированию в офисе, что у вас нет времени даже на общение, вам действительно нужно заняться день или два, чтобы создать фирму стратегия, которая будет информировать сотрудников и клиентов о предстоящих изменениях.

Давайте начнем с сотрудников, так как они напрямую затронуты ходом.

Внутренние сообщения должны включать эти ключевые сообщения:

• Четкая временная шкала: убедитесь, что вы перечислили все ключевые шаги перемещения, чтобы все знали, чего ожидать и когда.
• Инструкции по упаковке: предоставить персоналу инструкции о том, как упаковать свои офисы или кабины для перемещения. Это должно включать в себя, где можно получить упаковочные материалы, что они отвечают за упаковку и сроки.
• Расширенное уведомление о закрытии любого офиса : во время переезда вам может потребоваться закрыть офис, чтобы обеспечить окончательную упаковку и перемещение офисного оборудования и мебели. Удостоверьтесь, что ваш персонал осведомлен о этих датах, и о том, как и как бизнес будет продолжаться во время перемещения и как это повлияет на их график работы и рабочую нагрузку.
• Новый офисный план: Персонал захочет узнать на раннем этапе, как будет выглядеть новое пространство и как будут созданы офисы. У них все еще будет свое собственное пространство, или они теперь будут в кабине или открытом плане? Убедитесь, что вы создали способ информировать персонал о том, как их рабочее пространство может измениться.

• Новое место, парковка и возможность досуга: Предоставьте сотрудникам всю необходимую информацию о новом местоположении, чтобы они могли подготовить транспорт к новому пространству.

После того, как вы определили все ключевые сообщения, вам нужно определить, как лучше всего отправлять эти сообщения. Метод, который вы используете, должен определяться типом сообщения.

Например, временную шкалу можно легко доставить через интранет вашей компании; в то время как закрытие офисов может быть наилучшим образом представлено на собрании персонала, чтобы можно было задать вопросы и ответить на них.

Способы общения с персоналом:

• Интранет: для тех компаний или организаций, которые имеют интрасеть, обычно это лучшая платформа для большинства сообщений. Это позволяет легко обновлять файлы и информацию, доступную всем сотрудникам.
• Индивидуальные встречи: независимо от того, что сообщение, собрания персонала - хорошее место для объявления и позволяют персоналу иметь возможность провести полное обсуждение.Вы также можете использовать время встречи, чтобы просмотреть, как будет передаваться информация, чтобы сотрудники знали, что они будут проинформированы.
• Электронная почта: , а электронная почта проста, это не лучший способ передать информацию. Вы не хотите отправлять столько писем, что люди не могут найти информацию, когда она в ней нуждается. Если вы используете электронную почту, убедитесь, что вы используете ее только для того, чтобы люди знали, где они могут получить информацию.
• Общие папки . Если у вас нет интрасети, то создание общей папки на сетевом диске, доступ к которой каждый может получить, - это лучший лучший способ хранения информации, доступ к которой вы хотите получить.
• Доска объявлений: физическое пространство, в котором размещена информация, является отличным делом. Мало того, что люди могут часто это проверять, это также дает место, где люди могут собирать и обсуждать свои проблемы.