Сделать ваши встречи продуктивными

Встречи могут генерировать идеи, обеспечивать ясность и облегчать действия. Но многие люди боятся их как больших потерь времени или перерывов в напряженном дне. Чтобы узнать, как проводить встречи с максимальной эффективностью, мы обратились к FedEx, глобальному предприятию, и 1-800-GOT-JUNK, небольшому стартапу, выходящему на международный рынок - двум компаниям, которые превратили встречи в мастерство.

Пол Тронсор (Paul Tronsor), управляющий директор по глобальному операционному центру FedEx, говорит, что сотрудники FedEx высоко ценят ежедневные рабочие встречи, на которых они оценивают эффективность бизнеса за предыдущий день и постоянно совершенствуют.

Будучи одной из крупнейших компаний, занимающихся экспресс-доставкой и доставкой посылок, встречи FedEx включают в себя подведение итогов вечера, и ключевые представители со всего мира сообщают о своей работе с такой же срочностью, как пожарная тренировка. Встреча имеет установленное время; это быстрый и ориентированный на действия.

Другие стратегии, которые включает в себя FedEx, включают в себя следование контрольному списку, использование аудиовизуальных материалов для более ясного общения и использование философии «после игры», в которой вопросам, которые не могут быть решены на совещании, назначается элемент действия и крайний срок.

То, что начиналось как небольшая служба по вывозу мусора, превратилось в имя, известное как домашнее хозяйство, присутствующее в более чем 300 местах в четырех странах. Брайан Скадамор, генеральный директор 1-800-GOT-JUNK, говорит, что эффективные встречи требуют подготовки, четкой коммуникации, четкой роли участников, повестки дня и последующих действий.

«В любой конкретный день наш персонал закрывает франчайзинговые сделки, заказывает рабочие места для клиентов и работает со СМИ», - говорит Скудамор. «Мы - быстро развивающаяся, высокоэнергетическая компания. Чтобы оставаться на вершине, мы должны очень эффективно управлять своим временем. Это означает планирование встреч на полчаса, 15 минут или пять минут, если это все, что нужно.

«Подумайте об общем времени, затрачиваемом на встречи для любого профессионала, от продаж до стратегии и важных встреч на лету», - говорит Скадамор. «Процент времени, которое мы проводим на собраниях, может быть ошеломляющим. Быть эффективным со временем очень важно. Проведение встреч с начальным и конечным временем и соблюдение этих правил является ключевым моментом ».

Не приглашайте людей на встречи, которые не должны быть там. Участниками должны быть участники, решатели проблем и лица, принимающие решения. «Одна из вещей, которые мы сделали, - это подумать, кому действительно нужно присутствовать на собраниях», - говорит он. «Имеет ли смысл тратить время этого человека, если не важно, чтобы они были на собрании?»

Обе компании верят в установление четкой цели для всех встреч. Определите тип встречи для всех участников заранее. Это отчетная сессия? Мозговой штурм? Решение проблем? Дайте контекст и цель, а не просто время встречи. Убедитесь, что регулярно назначенные встречи также имеют четкие цели.

Придерживаясь плана эффективных, продуктивных встреч, люди начнут воспринимать встречи как возможность добиться значительного прогресса на работе.

Подготовка и четкое общение могут сделать или прервать встречу. Используйте повестку дня, план или план действий для каждой встречи. Повестка дня может держать участников в фокусе и использоваться как ориентир. «Фасилитатор встречи должен определить, что нужно сделать до встречи, чтобы время, проведенное на встрече, использовалось с умом», - говорит Скадамор. «Фасилитатор также должен подготовить участников и сообщить, каковы цели и ожидания».

Руководитель встречи должен обеспечить, чтобы все были услышаны, никто не доминировал исключительно, и между двумя людьми не проводились обширные побочные дискуссии. Назначьте кого-то ответственным, кого уважают все. Иногда эффективнее поощрять отдельные доклады, а не просто обсуждения.

Встреча бесполезна без результатов. «Последующие меры имеют решающее значение, потому что именно здесь мы подходим к результатам встречи», - говорит Скудамор. «Вопрос задается:« Кто и когда будет делать », и тогда каждому человеку присваивается единая ответственность».