Контрольный список для деловых и офисных перемещений

Такси / Изображения Портры / Getty Images.

Подготовка к перемещению офиса или бизнеса может быть намного сложнее, чем перемещение домашнего хозяйства. Подготовка - это ключ и обеспечение того, чтобы все в вашем списке было полным. Используйте этот быстрый контрольный список в качестве руководства, чтобы ваша компания двигалась в нужное русло.

Определить временные рамки и расписание

Ваш временной интервал должен быть первым, что вы делаете. Установите дату, когда все вещи должны быть вне офиса, что является вашей последней датой выхода.

Вам, вероятно, понадобится несколько дней, чтобы действительно уйти, в зависимости от того, сколько вещей вам нужно переместить. Работайте назад от даты выхода и составите список всех вещей, которые вам нужно сделать до прибытия грузовиков.

Присвоить задания и настроить комитет по переезду, если необходимо

Это хорошая идея, чтобы рано принять участие в этом процессе. Комитет по переходу не только поможет вам организовать и спланировать этот шаг, но и облегчит переход для остальных сотрудников. Попросите комитет пересмотреть все задачи и назначить роли по мере необходимости. По мере продвижения вперед вам, вероятно, нужно будет добавить задачи в список, и, как вы это делаете, обязательно назначьте задачи, слишком много сделать, чтобы все это сделать самостоятельно.

Настройка внутреннего и внешнего коммуникационного плана

Внутренний план коммуникации обеспечит информирование сотрудников о плановых планах, а внешний план позволит вашим клиентам и поставщикам обновить ваш бизнес во время переезда, чтобы вы могли сохранить свой бизнес в процессе перехода.

Hire Movers

Как и любой ход, наем хороших двигателей требует времени и должен быть одной из первых задач в вашем списке. Попросите сотрудника составить список как минимум пяти движущихся компаний, а затем убедитесь, что вы тщательно их изучили, прежде чем нанимать. Определите бюджет, получите котировки и сравните услуги между движущимися компаниями, чтобы решить, какой из них нанять.

Прокат профессиональных упаковщиков

Если ваш движущийся бюджет может поддерживать наем профессиональных упаковщиков, сделайте это. Это избавит вас и ваших сотрудников от необходимости собирать области офиса, которые являются общими и часто, самые сложные места для упаковки и перемещения. Сотрудников можно попросить упаковать их столы или офисы, так как это также дает возможность персоналу убирать свои места и избавляться от вещей, которые им не нужно перемещать.

Создать новый план и макет офиса

Здесь ваш комитет по переходу будет действительно полезен. Всегда трудно переместиться в новое пространство, но когда вам нужно выяснить, куда все и все идет, это занимает много времени. Убедитесь, что вы знаете, где будет размещаться каждая мебель, и каждый сотрудник будет сидеть.Чем более подробный план, тем лучше.

Поговорите с вашими текущими поставщиками

Перемещение бизнеса может означать изменение поставщиков услуг. Проверьте свои контракты, затем решите, останетесь ли вы с вашими текущими поставщиками или если вы посмотрите на переключение. Вам нужно будет определить, что потребует новое пространство в плане телефонных линий и сетевой инфраструктуры. Поговорите со своим новым владельцем и продавцами, чтобы вы знали, что нужно новому пространству, чтобы не было пробелов в обслуживании.

Любое оборудование, которое вы арендуете, свяжитесь с дилером, чтобы уведомить их об этом, и как лучше всего получить свое оборудование в новом месте.

Обновление и информирование сотрудников

Для сотрудников может быть трудным. Это может означать изменение в том, как они коммутируют и идет ли их коммутируемость дольше, чем до перехода. Если вы переходите на меньшее место, сотрудники должны знать, как будут назначены офисы и каково их новое пространство. Сотрудники должны быть проинформированы на каждом этапе процесса. Я рекомендую сохранить график движения на доске объявлений на кухне или другом общем пространстве, чтобы люди могли видеть, как все развивается и что ожидается от них как сотрудников.