Что, кто и как аутсорсинг ... так что вы можете отпустить

Предприниматели - люди способные. Do-It-умельцы. Ты делаешь это; ты готов к испытанию; ты делаешь это по-своему.

Но иногда такое отношение может иметь неприятные последствия. Если вы делаете это самостоятельно, то увязаете в задачах, которые не являются частью вашей компетенции, или если вы тратите слишком много времени на задачи, которые напрямую не приносят доход, вы можете больше заниматься бизнесом вред, чем добро.

Вот когда вы должны аутсорсинг.

Для некоторых предпринимателей передача работы кому-то другому не имеет большого значения. Давай.

Но другим по разным причинам трудно отпустить любые задачи. Когда Гарри Хехт, наставник из Орландо, штат Флорида, в SCORE, который первоначально назывался Корпус обслуживания бывших руководителей, встречается с владельцами бизнеса, которые не хотят отдавать их на аутсорсинг, он заставляет их отслеживать свое время. «Я велел им вести журнал не менее двух недель обо всем, что они делают и как проводят каждый день. Затем я оцениваю, насколько это продвигает их вперед », - говорит Хехт. Это, как правило, открывает глаза на то, что я предпочитаю самому делать то, как точно их время отводится на задачи, которые другие могли бы делать так же хорошо или лучше.

Если вам интересно, готовы ли вы отдать на аутсорсинг, вам помогут следующие советы и примеры.

Решая, что для аутсорсинга

Если кто-то позаботится о задачах, которые вам не подвластны - и которые включают в себя задачи, которые вы могли бы решить, но это заняло бы много драгоценного времени, - это не просто.

С того момента, как она открыла Ditto Boutique, роскошный консигнационный магазин в Далласе, Джейн ДеНике передала сложные задачи по начислению заработной платы и уплате налогов бухгалтеру и бухгалтеру.

«Налоговые законы меняются. Я хочу убедиться, что все выплачивается ежеквартально, и я хочу, чтобы все мои W-2 вышли вовремя », - говорит она. Теперь, после слияния ее бутика с другим, она и ее совладелец планируют обновить свой сайт. По словам Деник, в конечном итоге они надеются сами поддерживать веб-сайт, но они наймут дизайнера, чтобы запустить его.

«Вы должны выбрать свои сражения», - говорит ДеНике. «Иногда вам нужно нанять кого-то, кто намного лучше на работе, чем вы».

Мэри Бет Хаффман, наставник SCORE, базирующийся в Карпентерсвилле, штат Иллинойс, также предполагает, что владельцы бизнеса передают на аутсорсинг то, что у них нет времени, или они, кажется, никогда не начинают, домашние дела, которые занимают у них слишком много времени, то, что им не нравится делать, и трудоемкие задачи, которые не приносят доход. «Часто владельцы настолько заняты ведением своего бизнеса, что не достаточно внимательно изучают свою деятельность, чтобы понять, что другие могут помочь», - говорит Хаффман.

Некоторые задачи легко выполнить, но также легко выполнить. Хотя вы, безусловно, способны отвечать на телефонные звонки, регистрировать и заказывать расходные материалы, зачем тратить свое время на тяжелую работу, которую может сделать почти каждый? Аутсорсинг их, и у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на более важных вещах.

В других случаях аутсорсинг конкретных задач - это просто хитрый бизнес-ход.

Шерил Рознер, генеральный директор приложения для бронирования отелей Stayful.com, штаб-квартира которого находится в Нью-Йорке и Сан-Франциско, работает с восемью штатными сотрудниками и привлекает внешних специалистов к четырем специалистам, работающим по контракту. Она полагается на этих четырех экспертов, чтобы держать ее компанию в курсе крохотных настроек и масштабных изменений современной быстро развивающейся технологии. Например, каждый раз, когда Apple меняет свою операционную систему или обновляет Siri, ее компания должна адаптироваться. «Мы хотим работать с людьми, которые владеют современными знаниями в тех областях, к которым мы идем, поэтому мы производим разработку программного обеспечения на стороне, но сохраняем дизайн, инженеров и управление продуктами внутри компании».

Кого собираешься позвать?

Вы обнаруживаете талант аутсорсинга примерно так же, как вы находите сотрудников: общаясь лично или через Интернет, запрашивая рекомендации и проводя собеседования.

Вы можете рекламировать внештатную помощь на таких сайтах, как Guru.com или Elance-oDesk.com. На этих сайтах есть системы для защиты работодателей и фрилансеров от мошенничества и других рисков, что делает их гораздо безопаснее, чем, например, реклама Craigslist, - говорит Ник Лопер в Руководстве для начинающих по найму виртуального помощника, бесплатной загружаемая книга на VirtualAssistantAssistant.com. Например, Guru.com более или менее удерживает оплату фрилансера на условном депонировании: вы платите веб-сайту, но он не выпустит деньги, пока вы не объявите работу, удовлетворительно выполненную.

Другим вариантом является проверка веб-сайтов профессиональных организаций, например, Американского общества журналистов и авторов или Американского института профессиональных бухгалтеров, которые обычно предоставляют способы связи со своими членами.

Виртуальные помощники, с которыми вы общаетесь только онлайн, становятся все более популярным вариантом. Это могут быть как независимые фрилансеры, так и те, кто работает с такими компаниями, как Zirtual.com или eaHelp.com, которые имеют своих помощников для своих клиентов. Regus.com имеет программу, которая обеспечивает доступ к офисным помещениям в 2000 точках по всему миру, с парой приятных бонусов: местоположения будут отвечать на ваш телефон 24 часа в сутки, а также принимать вашу почту и другие посылки. Некоторые компании нанимают только американских помощников, в то время как другие, такие как Worldwide 101.com, являются, как следует из названия, глобальными. VirtualAssistantAssistant.com имеет отзывы и рейтинги многих компаний виртуального помощника.

Когда вы начнете разговаривать с потенциальным аутсорсингом, убедитесь, что этот человек понимает ваш бизнес и ваши потребности и обладает необходимыми навыками. Если вы пойдете по виртуальному маршруту, вы найдете виртуальные бухгалтерские услуги и услуги автоответчика, и вы даже можете нанять виртуального помощника, чтобы помочь вам в аутсорсинге, - считает Паула Риццо, которая освещает аутсорсинг в своей книге « Множественное мышление: использование списков для Более продуктивным, успешным и менее напряженным . Виртуальный помощник, который взимает плату за задачу, может помочь вам начать. Например, «вы могли бы попросить их исследовать пять компаний с самым высоким рейтингом в области веб-дизайна в соответствии с вашим бюджетом и временными рамками», - говорит автор.

Риццо также отмечает, что аутсорсинг не должен ограничиваться офисными задачами. Используя такую фирму, как TaskRabbit.com, вы можете отдавать на аутсорсинг все, на что не хотите тратить время, включая поручения, покупку подарков или планирование отпуска.

Вы будете платить либо за час, либо по меню за услуги. Лопер предполагает, что справедливая почасовая ставка для виртуального помощника в США составляет от 10 до 20 долларов; зарубежный помощник, вероятно, будет стоить дешевле.

По словам Хехта, вам понадобится виртуальный помощник с опытом работы от трех до пяти лет. «Поговорите со ссылками в компаниях или отраслях, которые похожи на ваши». Спросите о контракте, прежде чем его увидеть: есть ли оговорка об отмене? Как насчет конфиденциальности вашей деловой информации?

И обязательно проверяйте кандидатов настолько тщательно, чтобы убедиться, что они будут соответствовать культуре вашей компании, советует Рознер.

«Как компания, мы руководствуемся всем сердцем и очень прозрачны с нашими поставщиками», - говорит она. Когда бухгалтерская фирма, которую рассматривала ее компания, предположила, что отсрочка платежа поставщикам принесет пользу ее компании, Рознер поняла, что это неправильно. «Мы ломали голову, думая:« Ну, нет, мы не хотим делать ничего, что могло бы задержать оплату ». Зачем нам это делать? » Она взяла свои деловые потребности в другом месте.

Сделай это по-своему

Прежде чем какой-либо помощник - виртуальный или какой-либо другой - начнет работать, вы должны быть абсолютно уверены, что нужно сделать и как. По этой причине Хехт рекомендует потратить некоторое время на то, чтобы точно, шаг за шагом документировать, как вы делаете вещи. «Вам нужно наметить процесс», - говорит он. «Если он отвечает по телефону, у вас должен быть сценарий. Если это ввод данных, вам необходимо обучить их программе. У вас должна быть рабочая тетрадь с заданиями и как они должны быть выполнены. Чем более вы подробны, тем больше они могут быть привлечены к ответственности ».

В то время как некоторые службы виртуальных помощников назначат вам одного помощника, с другими вы можете работать с более чем одним человеком, возможно, с шестью, говорит Хехт. Письменная рабочая тетрадь сэкономит ваше время на объяснение ваших процессов и обеспечит последовательное выполнение действий так, как вы этого хотите, без постоянного контроля.

«Это не работает, если вы беспокоитесь о том, делает это человек или нет. Если вы занимаетесь микроменеджментом, он снова на вашей тарелке », - говорит Риццо. Она рекомендует использовать такие сайты, как Asana.com или Evernote.com для управления проектами. «Я одержима Evernote», - говорит она в « Listful Thinking» . «Я использую это с моими стажерами для моего блога. У нас есть общие папки, к которым у всех нас есть доступ. Всякий раз, когда у нас есть идея для записи в блоге или статья, которая нам нравится, мы добавляем ее в Evernote. Мы также составляем списки дел друг для друга и можем легко увидеть, какие задачи еще нужно отметить ».

Если идея отпустить что-либо заставляет вас нервничать, начните с аутсорсинга одной небольшой задачи, например, ответа на телефонный звонок. Тогда поднимите это до планирования. Со временем ваши помощники изучат ваши способы, вы будете доверять им заботливое отношение к вашей работе, и вы сможете сосредоточиться на том, что вы делаете лучше всего и на чем строится ваш бизнес.

Ваше меню аутсорсинга

Что вы должны аутсорсинг? «Взгляните на все, что помогает вам развивать свой бизнес, и это не обязательно продуктивно для вас, как для владельца», - говорит наставник SCORE Гарри Хехт. Обычно переданные на внешний подряд задачи включают следующее.

• бухгалтерия
• Налоговая подготовка
• Назначение планирования
• Отвечая на звонок
• Ответ на электронную почту
• Написание рассылки и распространение
• Дизайн сайта и управление
• Социальные сети
• подача
• Техническая поддержка
• Копирайтинг
• Ввод данных
• Исследование
• Планирование поездки
• Перевозка
• Очистка
• Покупка
• Обслуживание клиентов